kop koffie en schrijfblok

Aan het eind van het jaar maken veel managers nog even een sprintje om met hun medewerkers een functioneringsgesprek te houden. Dat is een hele uitdaging als je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten door de coronamaatregelen. Maar ja, wat moet dat moet.

Afvinken op je lijstje

Zonder corona was dit altijd al een heel gepuzzel en georganiseer. Ik heb er wel een beeld bij hoe het nu zal gaan. Zo’n zes gesprekken op een dag. Strak achter elkaar gepland. Het liefst ook nog een aantal dagen achter elkaar zodat je zo snel mogelijk alle gesprekken kunt afvinken op je to-do-lijstje van dit jaar.

Even ademhalen

Natuurlijk gaan de gesprekken via beeldbellen. Dit betekent elke keer schakelen tussen de afspraken en vooral mentaal overschakelen. Want je wilt toch wel in elk gesprek het juiste zeggen en het gesprek toch een beetje persoonlijk te maken. Hopelijk zit er wel af en toe een momentje tussen dat je even adem kunt halen. Dat je tussendoor naar het toilet kunt en zelfs de tijd hebt om even een kop thee of koffie te pakken.

Een functioneringsgesprek heeft impact

Als ik hieraan denk dan begrijp ik heel goed dat je als manager deze gesprekken voor je uitschuift. Ik vraag me ook af wat de meerwaarde is van dit soort marathonsessies. Bereik je hiermee echt wat je zou willen? Hoe kun je een goed gesprek voeren als het op deze manier gaat? En vooral: wat betekent dit voor de medewerker die online tegenover je zit? Want een functioneringsgesprek is voor veel medewerkers wel een spannend moment in het jaar. Vaak zijn medewerkers toch wel wat nerveus. Vooral als je je manager niet zo vaak spreekt. En door de coronatijd is het contact misschien nog wel minder dan anders. Een functioneringsgesprek kan daardoor veel impact hebben. Meer dan vaak door managers wordt gedacht.

Het kan beter

De manier waarop veel bedrijven omgaan met functioneringsgesprekken kan volgens mij veel beter. Vaak wordt gedacht dat als je dit op een efficiënte manier inregelt, je tijd bespaart en dus heel efficiënt werkt. Volgens mij verliezen de gesprekken juist aan waarde door deze zogenaamde efficiencyslag. Want je verliest het belangrijkste uit het oog. Ieder mens wil er toe doen. Medewerkers zijn geen machines of computers. Medewerkers willen gezien worden als mens. Ze willen hun verhaal kunnen vertellen en gehoord worden. Dat lukt niet door een keer in het jaar een functioneringsgesprek te houden.

Een open deur

Je zou nu kunnen denken dat het een hele opgave wordt om dit anders te organiseren maar het is veel eenvoudiger dan je zou verwachten. Misschien vind je het zelfs een open deur. Plan regelmatig met je medewerkers een persoonlijk koffie(of thee-)moment in waarin je elkaar in een informele setting even spreekt. Je weet wat er speelt en kunt tussentijds inspelen op wat nodig is. Het functioneringsgesprek krijgt daardoor ook een wat andere lading en wordt meer een formaliteit. Als je de functioneringsgesprekken over het jaar verspreidt dan heb je geen marathonsessies meer die al je energie weghalen.

Deze investering betaalt zich terug

De tussentijdse contactmomenten vragen natuurlijk tijd maar daarmee investeer je echt in je medewerkers. Zo creëer je een werkplek waar oprechte aandacht een belangrijke waarde is. Deze investering betaalt zich altijd terug. Het ziekteverzuim daalt en de werktevredenheid en productiviteit verbetert.